To-Do Lists: Sim ou Não?

Nestes últimos dias tenho dedicado o meu tempo de leitura ao tema das to-do lists (listas de afazeres). Tenho encontrado um pouco de tudo, os pontos positivos, os pontos negativos, testemunhos de quem não passa sem elas, testemunhos de quem as fazia diariamente mas que, mais tarde, decidiu pô-las de parte, testemunhos de quem nunca as fez e nem se imagina a fazê-las. Descobri ainda várias abordagens na construção e organização destas listas e até uma sugestão de done lists (listas de tarefas concluídas) ao invés das to-do lists. Por fim, encontrei também várias referências, sendo Getting Things Done de David Allen a mais notável. 

Para quem, como eu, ainda não segue qualquer exemplo dado, tanta informação torna-se confusa! Com tantas possibilidades, como encontrar a que melhor funciona?

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Eis o que concluí nas minhas leituras:

• Relativamente a fazer, ou não, uma lista de tarefas, decidi fazê-las e ver como resultam. Pessoalmente, acho que as vantagens de as ter superam, largamente, os seus pontos negativos. O facto de ter um sítio único para apontar todas as tarefas a realizar e que me vão ocorrendo ao longo do dia é um alívio. Sou muito esquecida, muito cabeça-no-ar e pensar “tens de te lembrar disto” não resulta, é apenas um factor de stress. A partir do momento em que se passa um afazer, uma preocupação, para o papel, a mente fica mais leve.

• Papel, pc ou telemóvel? A primeira experiência será em papel. Não foi uma decisão fácil. Tenho tentado livrar-me do papel, imprimo o indispensável, só compro uma revista quando os temas parecem-me realmente muito interessantes e pensar em gastar papel para me organizar não tem sido fácil. No entanto, tenho também evitado ecrãs (tv, portátil, etc.) então não quero ter um sistema que me obrigue a ligar o portátil de propósito!

• Tamanho/suporte físico: Quanto a esta questão, encontrei de tudo um pouco! Grandes cadernos ou dossier com imensos separadores, listas para isto, listas para aquilo, cores para organizar temas, etc. Muita confusão para quem quer começar do início, como eu e quer apenas um método simples! Por enquanto, tenho apenas uma folha A4 dobrada em oito partes. Sete para os dias da semana e a oitava para a to-do list.

• Tipo de apontamentos: estão organizados por agenda e to-do list. Não quero fazer a minha to-do list num espaço reservado ao registo diário porque quando temos algumas tarefas por fazer é impossível tratar de todas no mesmo dia. Se colocasse tarefas a mais iria sentir-me frustrada por nunca conseguir chegar ao fim da lista e por estar, constantemente, a adiá-las. Por isso, todas as tarefas ficam à parte, na to-do list. No registo diário ponho apenas notas desse dia em específico, sejam consultas, um aniversário, um encontro, etc. e as 3 MITs.

[daqui]

E o que são as MITs?

As MITs são as tarefas mais importantes do dia (Most Important Tasks). São objectivos ou desafios simples que, uma vez cumpridos, aproximam-nos de um projecto pessoal ou profissional. Por exemplo, alguém que queira ficar em forma poderá definir fazer uma caminhada matinal como MIT.

As MITs são tarefas que devem ser feitas logo que possível para evitar a interferência de outros afazeres que possam aparecer, posteriormente, nesse dia (deambular pela internet antes de cumprir as MITs está completamente fora de questão!). 

Parece-me que, com algum tempo e algumas tentativas, todos acabam por conseguir descobrir a estratégia de organização com que mais se identificam e a que melhor funciona. Eu comecei agora a organizar-me com listas e tu? Tens por hábito fazer as to-do lists? Preferes a agenda, o telemóvel ou o portátil?