16 de agosto de 2013

To-Do Lists: Sim ou Não?

Nestes últimos dias tenho dedicado o meu tempo de leitura ao tema das to-do lists (listas de afazeres). Tenho encontrado um pouco de tudo, os pontos positivos, os pontos negativos, testemunhos de quem não passa sem elas, testemunhos de quem as fazia diariamente mas que, mais tarde, decidiu pô-las de parte, testemunhos de quem nunca as fez e nem se imagina a fazê-las. Descobri ainda várias abordagens na construção e organização destas listas e até uma sugestão de done lists (listas de tarefas concluídas) ao invés das to-do lists. Por fim, encontrei também várias referências, sendo Getting Things Done de David Allen a mais notável. 

Para quem, como eu, ainda não segue qualquer exemplo dado, tanta informação torna-se confusa! Com tantas possibilidades, como encontrar a que melhor funciona?
iStockPhoto

Eis o que concluí nas minhas leituras:
  • Relativamente a fazer, ou não, uma lista de tarefas, decidi fazê-las e ver como resultam. Pessoalmente, acho que as vantagens de as ter superam, largamente, os seus pontos negativos. O facto de ter um sítio único para apontar todas as tarefas a realizar e que me vão ocorrendo ao longo do dia é um alívio. Sou muito esquecida, muito cabeça-no-ar e pensar “tens de te lembrar disto” não resulta, é apenas um factor de stress. A partir do momento em que se passa um afazer, uma preocupação, para o papel, a mente fica mais leve.
  • Papel, pc ou telemóvel? A primeira experiência será em papel. Não foi uma decisão fácil. Tenho tentado livrar-me do papel, imprimo o indispensável, só compro uma revista quando os temas parecem-me realmente muito interessantes e pensar em gastar papel para me organizar não tem sido fácil. No entanto, tenho também evitado ecrãs (tv, portátil, etc.) então não quero ter um sistema que me obrigue a ligar o portátil de propósito!
  • Tamanho/suporte físico: Quanto a esta questão, encontrei de tudo um pouco! Grandes cadernos ou dossier com imensos separadores, listas para isto, listas para aquilo, cores para organizar temas, etc. Muita confusão para quem quer começar do início, como eu e quer apenas um método simples! Por enquanto, tenho apenas uma folha A4 dobrada em oito partes. Sete para os dias da semana e a oitava para a to-do list.
  • Tipo de apontamentos: estão organizados por agenda e to-do list. Não quero fazer a minha to-do list num espaço reservado ao registo diário porque quando temos algumas tarefas por fazer é impossível tratar de todas no mesmo dia. Se colocasse tarefas a mais iria sentir-me frustrada por nunca conseguir chegar ao fim da lista e por estar, constantemente, a adiá-las. Por isso, todas as tarefas ficam à parte, na to-do list. No registo diário ponho apenas notas desse dia em específico, sejam consultas, um aniversário, um encontro, etc. e as 3 MITs.

[daqui]

E o que são as MITs?

As MITs são as tarefas mais importantes do dia (Most Important Tasks). São objectivos ou desafios simples que, uma vez cumpridos, aproximam-nos de um projecto pessoal ou profissional. Por exemplo, alguém que queira ficar em forma poderá definir fazer uma caminhada matinal como MIT.

As MITs são tarefas que devem ser feitas logo que possível para evitar a interferência de outros afazeres que possam aparecer, posteriormente, nesse dia (deambular pela internet antes de cumprir as MITs está completamente fora de questão!). 


Parece-me que, com algum tempo e algumas tentativas, todos acabam por conseguir descobrir a estratégia de organização com que mais se identificam e a que melhor funciona. Eu comecei agora a organizar-me com listas e tu? Tens por hábito fazer as to-do lists? Preferes a agenda, o telemóvel ou o portátil?

15 comentários:

  1. Eu faço listas, já tentei vários métodos e descobri que me dou melhor com o papel (também não gosto de ter que ter um écran à mão e como trabalho muitas horas com um, prefiro reduzir o tempo que passo a olhar para ele). Também descobri que não gosto de ter várias ferramentas de organização, porque me disperso, perco tempo e tenho a sensação de andar a repetir informação de uns lados para os outros. Depois de muitas experiências, converti-me à velha e tradicional agenda, pequenina, com uma semana à vista quando se abrem as páginas e um espaço com várias linhas para cada dia.
    Escrevo 1º as 3 ou 4 MITs, a caneta, e por baixo tudo o resto, a lápis. O que não for feito nesse dia, é apagado, ou leva com um traço por cima que se transforma em seta e dirige para o dia seguinte, onde a tarefa volta a aparecer. Coisas importantes com data e hora fixa (consultas, reuniões, viagens), são logo escritas a caneta, numa cor diferente. Coisas sem data fixa, mas com deadline (por ex. entregar declaração do IVA, ou IRS), são escritas num mini post-it, com a data final assinalada, e o post-it é colado na semana em que pretendo ocupar-me dessa tarefa (normalmente procuro fazer com antecedência, mas nem sempre consigo, e nesse caso é só avançar o post-it para a semana seguinte). E é mais ou menos isto. Resta dizer que ainda não encontrei a agenda ideal, e já pensei imprimir uma (há imensos templates online) personalizada, e depois mandar encadernar, mas ainda não tive tempo para isso...

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    1. Gostei da ideia de escrever a lápis as tarefas, assim evita-se repetir n vezes a mesma informação. Prefiro que a agenda se mantenha com um aspecto clean, uma lista cheia em cada dia da semana iria incomodar-me bastante! A tua estratégia dos post-it também é interessante mas tenho sempre medo que eles se descolem… Costuma acontecer contigo?

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    2. Os post its não costumam descolar, a menos que as tarefas sejam adiadas muitas vezes, o que só me aconteceu algumas vezes - a partir daí tenho procurado não ser demasiadamente optimista e fazer as coisas com antecedência sim, mas evitando épocas em que sei que vou ter outros trabalhos e pouco tempo disponível. E tenho também procurado evitar os adiamentos (procastrinação), coisa que fazia muito, pois trabalho bem sob pressão e normalmente é quando tenho prazos apertados que sou mais produtiva... Mas desde que comecei a usar o sistema das MITs, tenho conseguido evitar isto.

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  2. Olá Sara! Sou apologista das listas. Desde há muito tempo, aliás sem elas não me consigo organizar! Em relação á pergunta que me colocaste no blog sobre o livro "Escuta o Teu Corpo" devo dizer-te que ainda não passei do 1º capítulo...Tudo porque a autora coloca questões que enquanto não fores capaz de as responder ela propõe não seguir... e eu estou a seguir à risca! Mas é muito interessante! Com amor, Dulce!

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    1. Faço o mesmo quando leio, faço pausas para reflectir e para por as sugestões em prática. Não percebi é se esse livro é de desenvolvimento pessoal no geral ou se é virado para o fitness! Beijinhos

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  3. Há anos que faço listas e adoro ver tarefas riscadas! Já tentei ter as tarefas no computador, mas simplesmente não resulta comigo.

    Já tentei várias vezes ter um sistema certinho para ter a lista de tarefas, mas acabo sempre simplesmente com um papel de rascunho, a parte de trás de uma conta...

    Tenho uma agenda pequena que anda sempre comigo, onde escrevo a lápis todos os compromissos importantes, assim como alguns apontamentos que mais tarde possa precisar, para indicar a um professor, ao médico... Mas já passei por mil e um tipos de agendas, por vezes mudo durante o ano, incluindo versões feitas por mim ou impressas da net.

    Sou um pouco como a AnaGF e já vi que me disperso se tiver vários sistemas... contudo, adorava ter em papel a possibilidade que existe a nível informático, de sincronizar agendas e programas de gestão de tempo, de ficheiros e o que seja! ehehehehe

    Eu bem quero ser mais ecológica e gastar menos papel, mas há coisas... que só funcionam em papel para mim! De qualquer forma, tenho vindo a perceber que ter tudo on-line não é nada ecológico e uma única agenda em papel gasta bem menos recursos naturais do que uma "nuvem" electrónica.

    Ainda não consegui foi atinar com as MITs, embora as veja como muito positivas... enfim...

    Gostei do post! Obrigada pela partilha :)

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    1. Também acho que vários sistemas não funcionam, aliás a ideia de simplificar é mesmo essa, minimizar aquilo que nos rodeia. Ter vários papéis dispersos, várias agendas, várias aplicações no computador e no telemóvel é precisamente complicar, tornar mais complexo o que se quer simples. Um dos objectivos de ter uma única agenda, criada de acordo com o nosso perfil, é evitar perder tempo… se nos dispersamos por várias coisas, se perdemos tempo à procura da lista de coisas para fazer, dos compromissos em diferentes áreas da nossa vida ou apenas da lista de supermercado, estamos a afastarmo-nos precisamente do nosso objectivo!
      Gostei imenso de teres referido o facto de ter tudo online ou simplesmente no computador ser, de longe, uma solução ecológica. Estava com algum peso na consciência por ter optado pela organização no papel!

      Porque tens tido dificuldade com as MITs?

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  4. Olá Sara obrigada por apreceres no meu cantinho.
    Sobre o Postcrossing, se leres um ou dois posts mais abaixo eu explico, pois muita gente pediu, como se começa...mas se continuares com dúvidas diz-me, tá?
    Também vou voltar por aqui!
    Beijinho

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  5. Olá Sara! Obrigado pela visita e pelo carinho no meu blog. Eu uso listas, mas só as indispensáveis. Não faço lista pra tudo pois apercebi-me que estava perdendo tempo a mais com pormenores que estão todos na minha cabeça =)
    Tenho a minha to-do list no telemóvel, pois uso um iphone e faço tudo nele, incluindo a lista de compras para o supermercado. Acredita que resulta perfeitamente, e se quiseres tem logo a função de alarme ali à porta ou um calendário se necessário =)

    No computador uso a lista das minhas realizações pessoais, que não preciso abrir de propósito quando me lembro de algo lol mas que consulto com muuuuita regularidade para garantir que tudo na minha vida está em andamento e com a motivação sempre ON =)

    Uma boa semana para ti!

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  6. Olá Sara! Já há muito tempo que utilizo uma to do list. Fiz uma folhinha no publisher de tamanho A5 e que anexei à minha agenda (colei uma página a cada início de uma segunda feira e por lá foi anotando as tarefas que pretendia desenvolver ao longo da semana, das mais simples às mais complexas, pessoais e de trabalho. Sempre que faço uma passo um traço por cima. A sensação que me dá é que começo a semana mais organizada, que há semanas mais cheias que outras, que quando não cumpro uma tarefa numa semana, tento com que ela seja a prioritária na semana seguinte. A mim têm-me ajudado imenso e vou continuar com este método. Se pretenderes posso enviar-te via mail a folha que fiz. Boa semana

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    1. Olá Sandra! Acabei por aproveitar a tua ideia e a da AnaGF e coloquei um post-it de tamanho médio no início de cada semana para criar a to-do list. Mas gostava de receber a tua folha de organização, se puder ser, agradeço imenso! :)

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  7. Já experimentei vários métodos e já me chateei com vários. ultimamente tenho usado os seguintes que resultam comigo.

    >>Para tarefas que não me posso esquecer (ex: consultas, reuniões, assuntos a tratar com hora marcada do trabalho e coisas do género) uso a aplicação no telemóvel Any.do que permite colocar lembretes evitando assim esquecimentos.

    >>Para apontamentos sem datas ou horas especificas para serem feitas (ideias posts do blog), To-do-List (ex: ideia de um DIY, uma lista de compras, uma destralhamento de uma divisão, etc) Uso um caderninho A6 de apontamentos.
    Para mim é o que funciona melhor. Não me esqueço das coisas. O caderninho anda na mala porque é pequeninho. E sempre que tenho um tempo livre vou lá espreitar que tarefas/ideias tenho lá em Stand by.

    [DESABAFOS E COISAS]
    [Post - fotos das férias]

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  8. Leio o teu blog há algum tempo...recentemente mudei de casa, e cada vez mais aplico a regra do destralhamento...mas não é fácil. além de destralhar objetos, tenho também tentado destralhar o computador e as coisas que utilizo nele (sou uma viciada no pc...por isso quanto menos tiver mais depressa o largo...e mesmo assim...
    Por isso uso o feedly (desde que o google reader deixou de funcionar) e ai tenho tentado, também, destralhar a imensa lista de blogs. Para isso uso um metodo de esperar que o dito blog tenha 5 post...e se ao le-los, todo de seguida, nenhum me interessar, ou eu der uma vista de olhos demasiado rapida...entao está na altura de o remover.
    Isto tudo para dizer que o teu blog estava nessa lista...mas eu nunca consegui esperar que tivesse os 5 posts por ler...quando dava por mim, so de ver o titulo, lá vinha a minha curiosidade de espreitar...por isso, hoje conclui que se n consigo que chegue aos 5...é óbvio que é para manter!;)
    Entretanto sobre o teu post de hoje. Eu passo a vida a fazer listas...no trabalho resultam...fora dele nem sempre...na maioria das vezes ficam por terminar, principalmente se forem tarefas da casa...isso stressa-me um pouco, mas confesso que não faze-las é pior...perco-me nas multi-tasks.
    ***=)

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    1. Fiquei muito emocionada por ler as tuas palavras :) Tenho descoberto que este rumo faz imenso sentido na minha vida e pondero até segui-lo profissionalmente talvez como personal organizer. Então, receber feedbacks tão positivos de quem me lê, dá-me força para seguir em frente e acreditar :)

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  9. Bom dia Sara!
    Vim agradecer o teu comentário no meu blogue, e foi com enorme surpresa que li este post, que adorei!
    Sou fã das To Do Lists! Quando percebo que a cabecinha começa a ficar entupida com ideias ou tarefas, basta escrever para me sentir muito mais aliviada! E, fico ainda melhor quando começo a riscar o que está feito!
    Actualmente, faço quando tenho de preparar refeições de família em minha casa. Como gosto de tudo muito bem feito, preparo com antecedência. Escolho a ementa quase uma semana antes. Dois dias antes, arrumo a casa. Um dia antes preparo a sobremesa e retiro dos armários os pratos XPTO. Tudo escrito para não esquecer nada! Também faço a lista do fim de semana! Sexta, dia de limpezas. Sábado, visitar a família (tios, primos e outros!), domingo ir para a casa dos pais fazer bricolages. Tudo escrito. Acredites ou não, além de a cabeça ficar mais leve, consigo fazer melhor gestão do tempo! Ah! E sim, sou adepta das cores! Fica mais bonitinho! LOL
    Boa sorte com as tuas listas! ;)
    Beijinho

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